学院各部门、对外汉语系： 一年一度的全校归档工作已经开始了，为了及时、准确、规范地完成2013年度档案归档工作，请各部门、系根据《国际学院归档范围》（见附件）对本单位的档案材料进行整理归档，现将归档的具体要求和有关事宜通知如下： 1、主要档案材料归档范围及截止时间：　　 综合管理类：2013年党政管理类和能按自然年度归档的文件材料，2014年6月底； 教学类：2013年教学类和能按教学年度归档的文件材料，2014年12月底；　　   科研类：科研项目档案在结题、鉴定、验收后两个月内；　　 基建类：基建项目在项目竣工验收后二个月内，修缮项目为2014年6月底；　　 重大活动：重大活动各类材料（纸质、声像、实物等），在活动结束后两个月内； 毕业生照片：各学院博士、硕士、本科毕业生专业和班级合影照片为2014年6月底； 学校60周年校庆材料：庆典活动前后各单位产生形成的各类具有保存价值的文字、声像等不同载体形式的材料（含电子及其他载体）和实物（见校庆材料归档范围）为2014年6月底。 2、单位自发文要求红头、公章、签发单(发文稿)等齐全； 3、教学类特别是成绩、研究生培养材料中的各类盖章、签名都要齐全，尽量避免退回补盖章； 4、电子文件：各单位除“OA”产生的电子公文类文件外，对本部门形成的具有保存价值的相关电子文件除上交纸质材料外应进行网上录入并上传。 请各单位相互知照，尽快着手进行各部门工作范围内的档案整理工作，并请各部门、系负责人将所有材料汇总并填写《国际学院2013年档案移交清单》，于6月13日前将档案及清单移交至学院办公室王老师处，地址：屏峰校区健B416，电话：85290779 附件1：国际学院2013年档案移交清单  附件2：国际学院归档范围 浙江工业大学档案归档范围和保管期限的规定 国 际 学 院 序号 归  档  内  容 保管期限 一、综 合 1 上级针对本单位的重要通知、规定、条例及本部门的发文；上级关于外国留学生工作的指示、规定、条例、通知等 （1）针对本校的、重要的 永久 （2）需要长期参照执行的 30年 2 本部门工作计划、总结、报告、请示及批复；重要会议记录（纪要、决议）、简报等 30年 3 本单位与国内外单位签订的合作办学协议、合同等有关材料 30年 4 本单位在重大活动中（如学术活动、评估等）形成的声像材料 永久 5 本校在参加上级机关单位召开的外国留学生工作会议上的发言材料；本校获部（省）级以上的奖励的材料与上级批复 30年 6 本部门工作职责、岗位责任、机构设置、干部任免、机构沿革材料等 30年 7 各层次毕业生集体照；外籍学生在校学习、生活材料照片；知名专家来校访问讲学照片及声像；学生参加各种重要竞赛、演讲的材料 30年 8 本校留学生的工作条例、规章制度 30年 9 留学生专业设置、调整报批材料及上级批复 永久 10 本校有关留学生工作的报告、请示及上级批复 30年 11 留学生重要活动计划、实施情况、总结、情况简报 30年 12 校庆、节日、重大活动材料、照片及声像 30年 13 其他具有保存价值的材料 30年 二、招生 14 上级有关外国留学生招生工作的文件材料 30年 15 本校外国留学生招生计划、简报、总结 30年 16 新生录取情况统计报表；新生录取名册 永久 17 招生简章、专业介绍、专业目录汇编 30年 三、学籍 18 上级有关学籍管理、授予学位工作的文件材料；在校留学生名册、统计报表等 30年 19 新生入学登记表、学籍卡片、成绩总册（有关外国留学生考试、考查的成绩情况） 永久 20 有关外国留学生休学、复学、退学、转学等处理意见和审批材料及重要的来往函件 永久 21 对外国留学生奖惩的有关材料 30年 22 外国留学研究生学位档案（研究生培养计划、中期考核表、成绩总表、开题报告申请表、论文评阅书、论文答辩记录、论文答辩表决票、授予学位人员信息表、学位申请表、学位论文） 永久 23 授予学位人员名单、授予学位证书登记或号码存根 永久 24 毕业生名单、毕业证书号登记表等材料 永久